1. Giv medarbejderen en oplevelse af at høre til
Onboarding handler ikke blot om praktik, men i højere grad om at få skabt oplevelser som understøtter gode følelser. Vi producerer følelser ud fra det, vi oplever, og som ny medarbejder er der mange følelser på spil. Derfor er det vigtigt, at de oplevelser vi skaber gennem onboardingen understøtter en bred pallette af positive følelser. Det kan være følelsen af at passe ind, at kende nogen, at bidrage og at høre til.
Allerede inden vedkommende begynder, kan I for eksempel sende blomster med en hilsen om, at I glæder jer til at få medarbejderen ombord. Og bede alle i teamet om at skrive en velkomsthilsen til deres kommende kollega på LinkedIn eller e-mail. Små handlinger, som kan bidrage til, at den nye medarbejder ser frem til at starte og føler sig vigtig og værdifuld fra start.
Lige så velkommen skal medarbejderen føle sig i den første tid i jobbet. Afsæt rigeligt med tid og ressourcer til onboardingen. Det viser, at I prioriterer at få ham eller hende godt onboardet.
Formår du at gøre onboardingen til en god oplevelse – og måske til noget mere end medarbejderen havde forventet – vil det vække positive følelser hos medarbejderen. En følelse af at være landet det rigtige sted. En følelse af at høre til. Og det er afgørende for, om den nye medarbejder kan se sig selv i jobbet på længere sigt.
2. Skab en struktureret proces
Det er en god idé at udarbejde en klar strategi for onboardingen, som I kan bruge hver gang I skal ansætte en ny medarbejder. Dels for at kunne bevare overblikket over, hvem der gør hvad. Men også for at sikre, at alle nye medarbejdere får den samme oplevelse.
Et godt råd her er at gøre processen så enkelt som mulig. Hellere udvælge nogle få ting, der er tid til at gå i dybden med, end at bestræbe sig på at nå det hele igennem på den første uge. En god onboarding kræver med andre ord prioritering. Og grundige overvejelser af, hvad de enkelte elementer i onboardingen skal bidrage med.
Hvordan processen konkret kan se ud, afhænger af flere ting. Såsom tilgængelige ressourcer og den nye medarbejders behov for oplæring. Men også af, hvad der er vigtigt for jer som virksomhed at få kommunikeret til medarbejderen.
Et forslag kan dog være at opdele onboardingen i fire hovedområder: ’praktisk information’, ’stillingen’, ’afdelingen’ og ’organisationen’. Særligt introduktionen til organisationen glemmer mange. Men den er vigtig, fordi den omhandler kulturen og de værdier og den strategiske retning, som medarbejderen skal styre efter og gerne kunne se formålet med.
Derudover vil det ofte give mening at opdele processen i forskellige tidsintervaller såsom ’pre arrival’, ’første dag’, ’første uge’, ’første måned’, osv. Det vil gøre det nemmere at overskue processen og afgøre, hvornår I skal gøre hvad.
3. Giv medarbejderen små opgaver fra starten
Det kan blive en frustrerende oplevelse, hvis den første tid udelukkende går med introkurser og bunker af papirer, som medarbejderen skal pløje sig igennem. Frem for kun at tænke onboarding som input, er det vigtigt også at tænke output. De fleste vil gerne bidrage og vise deres værd fra starten. Særligt fordi det kan være med til at aflive den tvivl, man som ny kan have om, hvorvidt man rent faktisk kan leve op til forventningerne. Derfor er det en god idé at give medarbejderen nogle små, overskuelige opgaver allerede den første arbejdsdag. Det skaber tryghed og styrker selvtilliden hos medarbejderen at opleve, at han eller hun hurtigt kan bidrage og løfte de stillede opgaver.
Samtidig vil det give dig – eller andre som skal oplære medarbejderen – en mulighed for at vurdere, hvor hurtigt I kan skrue op for mængden og sværhedsgraden af opgaverne.
4. Lav en buddyordning
En buddyordning handler om at skabe tryghed for den nye medarbejder. Og om at give den nyansatte mulighed for at lære kulturen – herunder de uskrevne regler – i organisationen at kende. Et frirum, hvor den nyansatte kan mødes og snakke uformelt med en mere erfaren kollega om løst og fast.
Buddyen har både en social og faglig rolle. Den sociale del handler om at introducere den nye medarbejder til kulturen og hjælpe ham eller hende med at blive en del af det sociale fællesskab. Mens buddyens faglige rolle skal sikre, at medarbejderen har en at sparre med og bliver oplært i konkrete arbejdsopgaver.
Det er vigtigt, er buddyen er velinformeret om virksomheden og opgaverne, har empatiske evner og desuden har lyst til at påtage sig rollen.
5. Tjek ofte op på medarbejderens trivsel og opgaver
Særligt i de første uger og måneder er det vigtigt løbende at tjekke op på, hvordan det går med den nye medarbejder. Det handler dels om at tage temperaturen på medarbejderens trivsel. Men også om at blive klogere på medarbejderens faglige udvikling.
Vær nysgerrig og spørg ind til medarbejderens hverdag og observationer. Er der noget som medarbejderen undrer sig over? Føler vedkommende sig fagligt udfordret? Og hvordan er forholdet til kollegerne?
På den måde viser du, at du er opmærksom, interesseret og klar til at lytte. Det skaber tryghed og bidrager til at skabe et fortroligt rum, hvor man kan tale bredt både personligt og fagligt.
Og samtidig mindsker det risikoen for, at medarbejderen kommer skævt fra start, fordi I løbende får mulighed for at justere på opgaverne og de forventninger, I har til hinanden.
6. Inviter medarbejderen til at stille spørgsmål
I en onboardingproces skal I klæde den nye medarbejder på til at kunne løfte opgaverne i jobbet. Men faktisk kan I også lære en masse af medarbejderen. At få en ny medarbejder i teamet er nemlig en god mulighed for at få nye øjne på opgaverne og arbejdsprocesserne. Måske er der noget, I kan gøre anderledes. Eller muligheder, I har overset.
Fortæl derfor medarbejderen, at hans eller hendes viden er vigtig. Og at I ser det som en styrke, når de ansatte stiller spørgsmål og giver deres mening til kende. Det bidrager til at skabe den psykologiske tryghed, der skal til, for at den nyansatte tør dele sin undren og holdning til opgaverne og den måde, I arbejder på. Men husk aktivt at invitere den nye medarbejdere til at komme med input fra starten, da man som ny medarbejder kan være mere tilbageholdende med sine holdninger. Det er de første par måneder, der er en gylden mulighed for at få glæde af de friske øjne. Derefter vil medarbejderen være så meget en del af kulturen, at han eller hun vil være mere farvet i sit blik på arbejdet.
7. Husk, at ikke to medarbejdere er ens
Der er som nævnt meget at hente ved at skabe en klar struktur og plan for jeres måde at onboarde på. Men husk, at der kan være stor forskel på mennesker, herunder hvad der driver og motiverer dem, hvordan de lærer og i hvilket tempo. Nogle kan lide at sidde alene. Andre i storrum.
Sørg derfor for at finjustere onboardingen til den enkelte medarbejder. Der er blandt andet masser af viden at hente fra ansættelsesprocessen. Måske har vedkommende lavet en personlighedstest, I kan trække relevant viden ud af. Og måske lærte I ting om medarbejderen under samtalerne, som kan have betydning for, hvordan onboardingen skal tilrettelægges.
Ligesom medarbejdere er forskellige, er virksomheder det også. Det er langt fra alle, der har ressourcerne til den helt store onboardingproces. Sammensæt det forløb, der giver mening for jeres virksomhed. Og husk, en enkelt og velplanlagt onboarding, har også en stor betydning for den nye medarbejder – og i sidste ende jeres virksomhed.
