Guides
Ind imellem de to yderpunkter findes et hav af variationer, som populært kaldes for blended working. Blended working defineres som fleksibilitet i forhold til hvor og hvornår arbejdsopgaver udføres, og det er netop denne arbejdsform, som mange ledere ønsker at gøre større brug af i fremtiden.
Under coronakrisen oplevede mange ledere nemlig, at hjemmearbejde fungerede godt. 68 % af de danske ledere oplevede samme eller en øget produktivitet blandt de medarbejdere, som arbejdede hjemmefra, og hver anden leder vurderer, at hjemmearbejde i fremtiden vil blive benyttet mere. Det fremgår af en undersøgelse udført af Lederne i 2020 under Danmarks midlertidige nedlukning.
Men hvordan ruster du dig selv som leder og dit team til at indføre øget brug af hjemmearbejde og fleksibilitet på en måde, der skaber værdi og trivsel i virksomheden? Og hvilke digitale rammer og værktøjer bør være på plads, før I kaster jer ud i det? Det er blot nogle af de spørgsmål, du kan få besvaret via denne guide, som kommer omkring fem vigtige ledelsesopgaver til at lykkes med at skabe øget fleksibilitet og en god balance mellem hjemmearbejde og fysisk tilstedeværelse på kontoret.
GUIDE: FEM LEDELSESOPGAVER NÅR DINE MEDARBEJDERE BÅDE ARBEJDER PÅ KONTORET OG PÅ DISTANCEN
Her guider ledelsesrådgiver Birgitte Alstrøm dig gennem fem punkter, hvor du som leder kan sætte ind, hvis du vil skabe gode rammer for blended working og en øget fleksibilitet i dit team. Du får også konkrete eksempler på, hvordan du håndterer forskellige ledelsessituationer, når du både har medarbejdere på kontoret og distancen.
Pluk frit fra guiden, hvor det giver mest værdi for dig lige nu. Har du mere tid, kan du vælge at arbejde med guiden et trin ad gangen.
Når du som leder skal genoverveje balancen for, hvor høj grad af fleksibilitet du vil tilbyde dine medarbejdere, kan du vurdere, i hvilket omfang og på hvilke områder du skal stille krav til medarbejderne, og i hvilket omfang og på hvilke områder du vil lade medarbejderne foretage vurderingen selv.
Vurderingen af, hvornår, hvor længe ad gangen og hvor medarbejdere skal udføre deres arbejdsopgaver, kan foretages på et kontinuum fra 100 % bestemt af leder eller arbejdsgiver til 100 % bestemt af medarbejderne selv.
I langt de fleste tilfælde vil det være nok, at du som leder stiller krav til, at aftalte leverancer og serviceniveau til kunder og samarbejdspartnere opretholdes og leveres som aftalt, men at medarbejderne derudover i høj grad selv kan vurdere, hvad det kræver, i forhold til hvor, hvornår, og hvor længe ad gangen de udfører de enkelte opgaver.
Sørg for at indhente inspiration fra andre ledere og virksomheder, som er lykkes med at indføre blended working i større eller mindre omfang, så du kan blive inspireret og udfordret på, hvordan hverdagen kan se ud.
Du kan genoverveje balancen ud fra fire perspektiver:
De grundlæggende principper for et godt samarbejde har fortsat stor betydning, selvom medarbejderne ikke sidder fysisk samme sted eller arbejder på samme tid. En forudsætning for at blended working bliver en succes er, at alle medarbejdere får den information, de behøver, og oplever, at de er en del af teamet uden at føle, at de skal stå til rådighed døgnet rundt. Med blended working har du derfor brug for at have flere kommunikationskanaler og større tidsrum i spil.
Som leder skal du være opmærksom på at:
På de fleste arbejdspladser vil en relevant kommunikationskanal være en platform, der tillader videomøder. Video får flere af kroppens signaler med og kan derfor i mange situationer være en fin erstatning for det fysiske møde.
Mødelokaler udstyres med:
Det er en fordel at have adgang til små kontorer, der ikke kan bookes, hvor medarbejderne hurtigt kan trække sig ind, når der opstår et uplanlagt videomøde med en kollega eller en telefonsamtale. Det er ligeledes vigtigt, at der er adgang til en stabil og hurtig internetforbindelse, som kan håndtere den øgede brug af videomøder samt øget teknisk kapacitet til de eksterne opkoblinger til virksomhedens IT-systemer.
Hjemmearbejdspladserne udstyres med:
Det er en god ide at afsætte tid og økonomi til at etablere velfungerende hjemmearbejdspladser, der understøtter, at medarbejderne nemt kan udføre deres daglige opgaver, og også tillader, at de kan benytte alle relevante kommunikationskanaler hjemmefra. Det vil være forskelligt fra hjem til hjem, hvad der er behov for, men overvej blandet andet følgende faktorer:
Når I ændrer måden, I arbejder på, er det også en god idé at aftale nye og fælles leveregler i teamet.
Levereglerne skal sikre, at der både tages hensyn til de arbejdsopgaver, som skal udføres, og medarbejdernes foretrukne måde at arbejde på, samt at alle er indforstået med rammerne for den nye arbejdsform og ved, hvordan de skal agere i dagligdagen.
Afhængigt af personlighed og situation er det forskelligt, hvad den enkelte medarbejder foretrækker, når det kommer til, hvor og hvornår arbejdsopgaverne udføres. Nogle trives med, at det er fuldstændig ens fra dag til dag eller uge til uge, mens andre foretrækker fleksibilitet i forskellig grad. Som leder kan du f.eks. facilitere et teammøde, hvor I alle får indblik i hinandens præferencer og får inspiration udefra til at arbejdet kan udføres mere fleksibelt med ændrede vaner og de rette digitale værktøjer.
Når I har formuleret jeres specifikke leveregler, er det en god ide at afstemme levereglerne løbende, da der ofte vil være behov for ændringer i forhold til bestemte projekter, i teamsammensætningen eller andre omkringliggende faktorer.
I kan bl.a. oprette leveregler inden for disse områder samt tage udgangspunkt i spørgsmålene og de gode råd her:
Spørg hver enkelt medarbejder om præferencer i forhold til selve afholdelsen af 1:1 møder og afdæk, hvad der giver mest værdi at tale om på 1:1 mødet.
Tal desuden om, hvor ofte, i hvilket tidsrum, hvor længe og via hvilken kommunikationskanal I frem over ønsker af afholde 1:1 møderne? Løsningen vil måske være en kombination af hyppige og korte videomøder og lidt længere fysiske møder. Genovervej mødeformen med et vist interval.
Spørg løbende nysgerrigt ind til, hvordan medarbejderen oplever balancen i, hvornår, hvor længe og hvor arbejdet udføres. Det ændrer sig ofte over tid pga. ændringer i arbejdsopgaver, organisering eller private forpligtelser.
Du kan bl.a. spørge om:
De fleste vil nok sende en e-mail, men der er også andre muligheder, du kan tage i brug afhængigt af, hvilke kommunikationskanaler I benytter teamet.
Der kan være enkelte møder, hvor det er et krav, at alle møder op fysisk pga. særlige relationsopbyggende aktiviteter, socialt samvær eller lignende, men ellers kan mange møder håndteres virtuelt.
Møder, hvor du gerne vil gøre brug af whiteboard eller gruppearbejde (f.eks. strategimøde, design sprint, stand-up møde, kreativt møde), kan også holdes virtuelt. Gør brug af de mange digitale værktøjer, som findes, såsom digitale whiteboards og videomødeudbydere med breakout rooms. Der findes flere velfungerende værktøjer og processer til at facilitere disse metoder på distancen. Træn i at samarbejde virtuelt ved at dele skærm, dokumenter, digitalt whiteboard mv.
Når du skal indkalde til et møde
At du eller medarbejderen ikke er på det fysiske kontor, skal ikke holde dig tilbage for at kontakte personen. Vær opmærksom, når du vanen tro siger til dig selv: ”Nå, det tager jeg bare, når han/hun/jeg er tilbage på kontoret igen”.
Ring (læg en besked på telefonsvaren, hvis telefonen ikke besvares), skriv en mail eller book et kort møde i kalenderen, når du har brug for at komme kontakt i med vedkommende for at komme videre med dine opgaver. Oplys kort hvorfor, og hvornår du har brug for at komme i kontakt med personen.
Når I er flere sammen fysisk på kontoret, kan der pludselig opstå et lille møde, som omhandler beslutninger/informationer, som også er relevante for andre, der ikke er fysisk til stede lige nu.
Beslut i fællesskab
Overvej, om det er alle medarbejdere, eller om det drejer sig om en eller to medarbejdere.
Udgangspunktet for de fem ledelsesopgaver i denne guide rummer en forventning om, at medarbejderen selv kan administrere fleksibiliteten i, hvornår, hvor længe og hvor arbejdsopgaverne udføres og samtidig levere de aftalte resultater.
For nogle medarbejdere kan det være en udfordring i en periode. Som leder kan du derfor have en dialog med den pågældende medarbejder om, hvad der skal til for, at opgaverne kan leveres som aftalt. Derfor er det også vigtigt, at du løbende afholder tjek-in møder (virtuelt eller fysisk) individuelt med medarbejderne og med teamet samlet for at få indsigt i deres motivation samt afstemme forventninger til samarbejde og leverancer. At nogle medarbejdere i perioder har udfordringer med at administrere fleksibiliteten, behøver ikke begrænse fleksibiliteten for de øvrige medarbejdere.