Ansættelsesaftaler

Hvis du beslutter at ansætte medarbejdere til din virksomhed, skal du registreres som arbejdsgiver hos Erhvervsstyrelsen. Du skal udfylde en blanket hos styrelsen, der herefter videregiver oplysningerne til SKAT og ATP, således at du fremover kan modtage opkrævninger for A-skat fra SKAT. ATP administrerer blandt andet ATP-ordningen, Lønmodtagernes Garantifond, Feriekonto og Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (AES).

Det er vigtigt, at du lader dig registrere senest otte dage efter den første lønudbetaling. Herefter får du et registreringsbevis af SKAT.

Læs mere og registrér dig via Virk.dk

Som arbejdsgiver har du pligt til at indeholde A-skat i medarbejdernes løn, og du hæfter således for A-skatten, hvis den ikke bliver afregnet. Du kan med fordel søge hjælp hos en revisor til at holde styr på indberetninger og lønudbetalinger.

Husk forsikringer
Som arbejdsgiver er du ansvarlig for at sikre virksomhedens ansatte, når det gælder sikring mod arbejdsulykker og erhvervssygdomme.

I forhold til erhvervssygdomme bliver du automatisk tilmeldt Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (AES) når du registrerer dig som arbejdsgiver hos ATP. Denne ordning sikrer at dine medarbejdere er dækket og kan få erstatning, hvis de får anerkendt en erhvervssygdom som en arbejdsskade.
 
Læs mere om AES

Når det gælder arbejdsulykker, skal du tegne en arbejdsskadeforsikring i et privat forsikringsselskab. Også denne forsikring er lovpligtig, og det straffes med bøde, hvis du ikke har tegnet den. Og skulle uheldet være ude, er du som arbejdsgiver også forpligtet til selv at betale erstatningen til den ramte medarbejder, hvis ikke du har tegnet forsikring. Arbejdsskadeforsikringen kan eventuelt tegnes hos Virksom.

Læs mere om arbejdsskadeforsikringen hos Virksom

Du kan også indrette virksomheden, så din ægtefælle er ansat eller medhjælpende. På flere områder gælder der imidlertid særlige regler, og det har en række særlige skattemæssige konsekvenser. Det er derfor altid en god idé at drøfte mulighederne med din revisor.

Læs mere om særlige ansættelser

Funktionærloven kan ikke fraviges til skade for funktionærer, og du er som arbejdsgiver bundet af loven, hvis ansættelsen faktisk falder ind under loven, uanset hvad du "kalder" ansættelsesaftalen. Med andre ord er dine muligheder for selv at bestemme vilkårene i aftalen begrænsede, hvis stillingen er omfattet af loven. Loven fastsætter rettigheder for medarbejdere, og de regler kan ikke fraviges med en anden aftale. Indgår du tidsbegrænsede aftaler med for eksempel vikarer, og er aftalens varighed under en måned, er ansættelsen ikke omfattet af funktionærloven. Det betyder, at der for eksempel ikke er krav om opsigelsesvarsler.

Hvis du derimod indgår aftaler af længere varighed, og hvis arbejdsområdet er handels- og kontorarbejde eller teknisk eller klinisk arbejde af ikke-fabriksmæssig karakter, er ansættelsesforholdet omfattet af funktionærloven. Det gælder også, hvis du gentagne gange fornyer en tidsbegrænset aftale.

Hvis ansættelsesforholdet ikke er omfattet af funktionærloven, kan du frit fastsætte vilkår i aftalen med medarbejderen. Du skal dog være opmærksom på eventuelle kollektive overenskomster, der fastsætter særlige vilkår for medarbejderen.

Er du hel eller delvis ejer af et selskab med begrænset hæftelse, anbefaler vi, at du indgår en formel aftale med selskabet om dine egne ansættelsesretlige vilkår - typisk en direktøraftale. Dette er en fordel, når du skal dokumentere dine økonomiske forhold over for SKAT. Herudover stiller selskabslovgivningen krav om, at usædvanlige aftalevilkår mellem en aktionær og selskabet indgås skriftligt.

Dine medarbejdere har krav på at få en kontrakt, hvis de får løn for personligt arbejde i tjenesteforhold. Det siger ansættelsesbevisloven. Om en medarbejder er omfattet af lovens definition af lønmodtagerbegrebet, kan normalt afgøres ud fra om vedkommende:

• er forpligtet til at udføre det aftalte arbejde personligt og ikke kan sætte en anden i sit sted
• er underlagt arbejdsgiverens ledelse og instruktionsbeføjelse 
• har pligt til regelmæssig rapportering
• er beskæftiget med en fast arbejdstid og fast løn 
• har aftalt et opsigelsesvarsel og
• udfører sit arbejde i arbejdsgiverens navn.

Ansættelsesbevisloven finder anvendelse:

• hvis den forudbestemte eller faktiske arbejdstid for ansættelsesforholdet, udgør mere end gennemsnitligt tre timer pr. uge inden for en periode på fire på hinanden følgende uger og ligeledes
• hvis der i ansættelsesforholdet ikke på forhånd er fastsat en garanteret mængde betalt arbejde før ansættelsesforholdet begyndelse

Hvornår skal du udfærdige en ansættelseskontrakt?
Du skal udlevere de væsentligste oplysningerne om ansættelsens vilkår inden for syv kalenderdage efter, at ansættelsesforholdet er påbegyndt.

Hvordan skal du oplyse ansættelsens vilkår?
Ansættelsesbevisloven indeholder ikke krav til formen på det dokument, oplysningerne om vilkårene for ansættelsesforholdet skal gives i. Oplysningerne kan derfor gives i flere forskellige typer dokumenter, herunder:

• en skriftlig erklæring
• en skriftlig ansættelseskontrakt
• et ansættelsesbrev udstedt ensidigt af dig eller i
• et eller flere andre dokumenter

Uanset hvad, skal  en del af oplysningerne fremgå af ét og samme dokument. Det gælder oplysning om arbejdsgiverens og medarbejderens navn og adresse, arbejdsstedets beliggenhed, arbejdsbeskrivelse, begyndelsestidspunkt, prøvetid,  løn,  og arbejdstid og garanteret arbejdstid og referencetid for ansættelser med uforudsigeligt arbejdsmønster.

Hvad med underskriften?
Det er ikke et krav, at medarbejderen skal underskrive det dokument, du udfærdiger. Men det er en god idé, så du kan sikre dig dokumentation for, at medarbejderen rent faktisk er oplyst skriftligt i overensstemmelse med loven. Desuden er der en del vilkår, som kræver medarbejderens udtrykkelige, skriftlige accept.

Er der krav til sproget i ansættelseskontrakten?
Der er ikke krav i ansættelsesbevisloven om, at en kontrakt skal udarbejdes på dansk. I virksomheder, hvor arbejdssproget er engelsk, vil det være tilstrækkeligt, at ansættelseskontrakten udarbejdes på engelsk.

Hvordan skal kontrakten se ud?
Det eneste krav til formen på en ansættelseskontrakt er, at den skal være skriftlig. Du kan derfor godt aflevere den elektroniskeksempelvis per e-mail, så længe det er en naturlig kommunikationsform i virksomheden og for den enkelte medarbejder. Rent praktisk betyder det, at han/hun enten har sin egen pc eller naturligt i løbet af sin arbejdsdag tjekker sin e-mail, hvorved lønmodtageren vil blive bekendt med for eksempel ændringer i ansættelsesbeviset, der er blevet sendt elektronisk.Hvis ansættelseskontrakten ikke overholder reglerne Et ansættelsesforhold kan godt bestå, selvom kontrakten ikke lever op til alle reglerne i ansættelsesbevisloven. Derimod kan manglende overholdelse af loven give dine medarbejdere ret til en godtgørelse. Godtgørelsesniveauet er dog relativt beskedent efter de seneste års retspraksis.

Du skal senest inden 7 kalenderdage efter at ansættelsesforholdet er påbegyndt, i en kontrakt oplyse om følgende:

• din og medarbejderens navn og adresse 
• arbejdsstedets beliggenhed
• beskrivelse af arbejdet
• ansættelsestidspunkt
• ansættelsens forventede varighed
• varighed for en eventuel prøvetid
• løn
• arbejdstid
• antallet af garanterede betalte arbejdstimer, referencedage og minimumsvarsel før en opgave, hvis arbejdsmønsteret er uforudsigeligt
  
  

Herudover skal du senest 1 måned efter ansættelsesforholdet er påbegyndt oplyse om følgende øvrige ansættelsesvilkår:

• Brugervirksomhedens identitet ved vikaransættelse
• varighed af fravær med løn (særlige fridage, ferierettigheder, omsorgsdage)
• varighed af opsigelsesvarsler
• eventuelle ret til uddannelse
• eventuel kollektive overenskomster eller aftaler der regulerer arbejdsforholdet
• identiteten på socialsikringsinstitutioner
  
  

Navn og adresse
Kravet om, at både din  og medarbejderens navn og adresse skal fremgå af ansættelseskontrakten, er indsat for at sikre, at begge parter kender den præcise identitet på modparten.  

Arbejdsstedets beliggenhed
Det skal tydeligt fremgå af kontrakten, om arbejdsstedet er virksomhedens adresse – og hvis ikke skal adressen skrives fuldt ud. Hvis medarbejderen hverken har et fast arbejdssted eller et sted, hvor arbejdet hovedsageligt udføres, skal der stå i kontrakten, at medarbejderen er beskæftiget på forskellige arbejdssteder, frit kan bestemme sit arbejdssted eller arbejdsgivers adresse.

Beskrivelse af arbejdet
Arbejdet skal beskrives i kontrakten. Dette løses i praksis ofte ved en såkaldt funktionsbeskrivelse i et særskilt dokument, der ikke indgår som en del af selve ansættelseskontrakten, alternativt kan kontrakten angive titel, rang, stilling eller jobkategori.

Ansættelsestidspunkt
Datoen for medarbejderens tiltrædelse skal fremgå af ansættelseskontrakten, da det normalt også er begyndelsestidspunktet for beregningen af medarbejderens anciennitet. Hvis  ancienniteten skal beregnes fra et tidligere tidspunkt, bør det fremgå direkte af kontrakten.

Ansættelsens forventede varighed
Ansættelseskontrakten skal angive ansættelsens forventede varighed, hvis der er tale om en tidsbegrænset ansættelse, hvorefter ansættelsen ophører uden opsigelse fra nogen af parterne. Alternativt vil man anse ansættelsesforholdet for at skulle løbe, indtil det opsiges af enten dig eller din medarbejder.

Det er muligt at opsige et tidsbegrænset ansættelsesforhold før ophørsdatoen med det varsel, der gælder for et tilsvarende løbende ansættelsesforhold.

Varighed for eventuel prøvetid
Det skal fremgå af ansættelseskontrakten, hvis der er aftalt prøvetid, hvad varigheden og vilkårene for prøvetiden er.  Der kan eventuelt henvises fx funktionærlovens regler om prøvetid eller anden gældende lov hvor det fremgår.

Løn
Dine medarbejderes faste løn samt øvrige løndele (eksempelvis personalegoder) skal fremgå af ansættelseskontrakten. Derudover er det et krav i ansættelsesbevisloven, at lønnens udbetalingsterminer fremgår.

Ud over løn skal ansættelseskontrakten også indeholde oplysning om eventuel ret til pension. Hvis der i virksomheden gælder en pensionsordning, vil det oftest være mest praktisk blot at henvise til pensionsordningen.

Derudover skal retten til eksempelvis fri frokost,  fri bil, fri telefon, fri avis m.v.  fremgå af ansættelseskontrakten.

Husk i den forbindelse at sørge for at skrive i kontrakten, hvad der skal ske med sådanne goder i tilfælde af en opsigelse. Det er nemlig muligt at aftale, at alle goder skal leveres tilbage til virksomheden, når medarbejderen stopper – for eksempel ved en fritstilling. Medarbejderen er dog berettiget til at modtage den skattemæssige værdi af goderne frem til udløbet af opsigelsesperioden.

Bemærk i øvrigt, at goderne er en del af medarbejderens løn, og at du derfor ikke kan kræve, at medarbejderen ikke må benytte det pågældende gode i forbindelse med ferie eller orlovsperioder, hvor medarbejderen har ret til løn.

Arbejdstid
Den normale daglige eller ugentlige arbejdstid skal fremgå af ansættelseskontrakten. Er ansættelsesforholdet dækket af en kollektiv overenskomst, vil arbejdstiden ofte fremgå heraf. For andre ansættelsesforhold kan arbejdstidens længde aftales mellem parterne. Det er også en mulighed (primært i forhold til højt placerede funktionærer og direktører), at vedkommende er ansat uden højeste arbejdstid. Det bør fremgå, at medarbejderen er forpligtet til at præstere sin fulde arbejdsindsats i stillingen, og at medarbejderen ikke uden dit samtykke må påtage sig anden erhvervsmæssig beskæftigelse.

Bemærk i øvrigt, at du som arbejdsgiver skal sørge for, at arbejdstiden bliver tilrettelagt således, at dine medarbejdere får en hvileperiode på mindst 11 sammenhængende timer inden for hver periode på 24 timer. Inden for hver periode på syv døgn skal dine medarbejdere have et ugentligt fridøgn, der skal ligge i umiddelbar tilslutning til en hvileperiode. Det ugentlige fridøgn skal så vidt muligt falde på søndage og så vidt muligt samtidig for alle, der er ansat i virksomheden.

Uforudsigeligt arbejdsmønster
Hvis arbejdsmønsteret er helt eller delvist uforudsigeligt, skal du som arbejdsgiver underrette om, at tidsplanen er variabel, hvor mange timer er garanteret, referencetimer- og dage hvor medarbejderen kan pålægges at arbejde og en minimumvarslingsperiode, som medarbejderen er berettiget til. Kravet kan opfyldes ved fx at informere om i hvilke tidsintervaller medarbejderen kan blive kaldt på arbejde og hvilket varsel medarbejderen er berettiget til, inden en arbejdsopgave påbegyndes.

Ferie
Dine medarbejdere vil automatisk være omfattet af ferielovens regler, så en henvisning til ferieloven vil derfor normalt være tilstrækkeligt til at opfylde kravet i ansættelsesbevisloven. Hvis dine medarbejdere har ferierettigheder ud over, hvad der fremgår af ferielovens regler, skal det fremgå af ansættelsesbeviset. Det kan eksempelvis være feriefridage, omsorgsdage og fri på børns sygedage.

Opsigelsesvarsel
Reglerne om opsigelsesvarslets længde for det enkelte ansættelsesforhold fremgår typisk af enten funktionærloven eller den kollektive overenskomst, der gælder for ansættelsesforholdet.

Hvis du gerne vil se din nye medarbejder an i starten af ansættelsesforholdet, er det muligt at aftale en prøvetid. Prøvetiden kan for funktionærer højst løbe tre måneder. I prøvetiden kan I aftale, at du kan opsige medarbejderen med ned til 14 dages varsel. Det typiske er, at medarbejderen tillige kan opsige sit ansættelsesforhold med 14 dage i prøveperioden. Hvis I ikke aftaler noget om medarbejderens opsigelsesvarsel i prøvetiden, kan medarbejderen opsige sin stilling uden varsel.

Hvis der er aftalt prøvetid, bør det altid fremgå af ansættelseskontrakten.

Længden af funktionærlovens opsigelsesvarsler for dig som arbejdsgiver afhænger af medarbejderens anciennitet.

Du kan således opsige dine medarbejdere med:

• En måneds varsel - Indtil fem måneders ansættelse 
• Tre måneders varsel - Indtil to år og ni måneders ansættelse
• Fire måneders varsel - Indtil fem år og otte måneders ansættelse
• Fem måneders varsel - Indtil otte år og syv måneders ansættelse
• Seks måneders varsel - Efter otte år og syv måneders ansættelse

Funktionærens opsigelsesvarsel overfor dig er altid en måned.

Du kan herudover aftale med medarbejderen, at du kan opsige ansættelsesforholdet med forkortet varsel, hvis opsigelsen sker på grund af omfattende sygdom, den såkaldte "120 dages-regel" – du skal bare huske at skrive det i kontrakten. 120 dages-reglen betyder, at medarbejderen kan opsiges med en måneds varsel til fratræden ved en måneds udgang, når funktionæren inden for 12 måneder har været sygemeldt og fået løn under sygdom i i alt 120 dage.

Kollektiv overenskomst
Det skal stå i ansættelseskontrakten, om ansættelsesforholdet er underlagt kollektive overenskomster eller aftaler (og i givet fald hvilke), der i øvrigt regulerer ansættelsen.

Brugervirksomhedens identitet ved vikaransættelser
Vikaransatte skal have oplysning om brugervirksomheden, så snart denne er kendt, så de ved hvilken virksomhed de udsendes til.

Andre væsentlige vilkår
Du skal give dine medarbejdere oplysninger om alle væsentlige vilkår for ansættelsesforholdet. Udgangspunktet er, at du skal oplyse om de vilkår for ansættelsen, som medarbejderen ikke må være i tvivl om. Eksempler på væsentlige vilkår omfattet af oplysningspligten kunne være:

• Overarbejde 
• Barsel
• Lønregulering
• Særlige forudsætninger for ansættelsen, eksempelvis kørekort, bopælspligt m.v.
• Særlige fridage
• Feriefridage
• Særlige beklædningskrav
• E-mail og internetpolitik

Du kan godt skrive tavshedspligt ind i kontrakten som et vilkår. Men uanset hvad man skriver i ansættelseskontrakten, har medarbejderne ikke ret til uden videre at viderebringe eller benytte forretningshemmeligheder. Dette følger af reglerne i lov om forretningshemmeligheder.

Konkurrence- og kundeklausuler
Hvis der er behov for at sikre, at medarbejderen efter sin fratræden ikke skal kunne konkurrere med din virksomhed, kan der være behov for at tilføje en konkurrenceklausul og/eller en kundeklausul i ansættelsesaftalen. Dette kan enten være ved at hindre medarbejderen i at udøve konkurrerende virksomhed, eller ved at hindre medarbejderen i at opsøge virksomhedens kunder.

Immaterielle rettigheder 
Hvis man kan forudse, at medarbejderen under sin ansættelse vil komme til at udvikle  nye produkter, bør du i ansættelseskontrakten præcisere, hvordan I håndterer rettighederne til sådanne opfindelser.

Du skal som arbejdsgiver sørge for, at arbejdsstedet er indrettet på en måde, så det sikkerheds- og sundhedsmæssigt er fuldt forsvarligt. Du skal herunder sørge for, at anerkendte normer eller standarder, som har sikkerheds- eller sundhedsmæssig betydning, bliver fulgt.

Hvis nogle af de vilkår, som bør være nævnt i dine medarbejderes ansættelseskontrakter, bliver ændret, skal du hurtigst muligt, og senest på den dato, hvor ændringerne træder i kraft, give medarbejderen skriftligt besked herom. Du behøver ikke udarbejde en helt ny kontrakt, du kan blot meddele medarbejderen ændringen i et tillæg til ansættelseskontrakten. Du skal være opmærksom på, at hvis der er tale om væsentlige ændringer af ansættelsesvilkårene, kan disse ikke træde i kraft umiddelbart, da de skal varsles med medarbejderens individuelle opsigelsesvarsel. Medarbejderen vil i så fald have mulighed for at takke nej til ændringen, og i stedet vælge at anse denne som en opsigelse af ansættelsen

I Virksoms juridiske værktøjskasse finder du en skabelon for en ansættelseskontrakt, som du kan lade dig inspirere af, når du selv skal ansætte medarbejdere.
 
Download kontrakt (husk login)
Er det i stedet en konsulent, du laver aftale med - eksempelvis for en specifik periode eller til en specifik opgave, kan du bruge Virksoms anbefalinger og skabelon til konsulentaftalen.
 
Læs mere: Konsulentaftaler

Hvis du har en medarbejder som kører særligt hensynsløst i sin firmabil, kan det ende med at blive rigtig dyrt for dig som virksomhedsejer – og måske også for føreren selv.

Er der tale om vanvidskørsel, kan myndighederne nemlig beslaglægge og efterfølgende konfiskere firmabilen – og det uanset om det er virksomhedens egen bil, om virksomheden har leaset bilen, eller om medarbejderen har lånt bilen ud til en ven eller et familiemedlem, altså en tredjepart.

Der skelnes ikke mellem, om vanvidskørslen er foregået i arbejdstiden eller i fritiden.

Er det muligt at undgå at bilen bliver konfiskeret?
Bliver en medarbejder taget for vanvidskørsel, skal ejeren af bilen – det vil her sige virksomheden – kunne sandsynliggøre:

• At virksomheden ikke kunne eller burde vide, at føreren af bilen ville benytte den til vanvidskørsel,
• At virksomheden har taget alle rimelige skridt til at sikre sin økonomiske stilling ved bilens overdragelse.

Hvis du som virksomhedsejer kan sandsynliggøre, at disse kriterier er opfyldt, altså at virksomheden har forsøgt at undgå og forebygge vanvidskørsel, kan konfiskation af bilen muligvis undgås.

Kan medarbejderen blive draget til økonomisk ansvar?
Bliver bilen konfiskeret af myndighederne, vil de almindelige erstatningsregler gælde. Det betyder, at føreren af bilen kan gøres erstatningsansvarlig, hvis vedkommende ”forsætligt eller groft uagtsomt” har påført arbejdsgiveren et økonomisk tab som følge af, at bilen er blevet konfiskeret og solgt på en aktion.

Det er vigtigt at indskærpe over for de medarbejdere, der har firmabil, hvad reglerne for vanvidskørsel, og at de kan gøres økonomisk ansvarlige, hvis bilen bliver konfiskeret på grund af vanvidskørsel. Gør det gerne skriftligt, så du efterfølgende har dokumentation herfor.

Vil du sikre dig yderligere, kan du kræve, at medarbejderne underskriver en erklæring, som præciserer reglerne – ikke bare i forhold til erstatningsansvar, men også i forhold til eventuelle ansættelsesretlige konsekvenser af vanvidskørsel.

Endelig kan du kræve, at medarbejderne kan fremvise en straffeattest uden grove overtrædelser af færdselsloven, inden de kan få adgang til en firmabil.